対面商談の効率化を図ろう

対面商談の効果を最大化するために

対面商談を成功に導く施策をご紹介

対面商談を成功させるには、しっかり準備した提案内容をお客様に分かりやすく魅力的に伝達することが大切です。そのための施策をご紹介します。

①大事な対面時間を最大限に活用する　ペーパーレス商談のすすめ

紙の提案書にはいくつかのデメリットがあります。

・参加者全員分の資料を印刷して配布しなければならず、手間もコストもかかる。 ・さらに、紙の提案書を印刷するなど、用意に時間がかかる。
・その分、急な商談に対応しづらく、急な修正などの対応ができないため、せっかくのチャンスを逃してしまう。

そこでおすすめしたいのが、提案書のペーパーレス化。紙媒体からデジタル媒体※を活用した商談へと移行することで、印刷の手間やコストが不要になります。その分、準備がスピーディーになり、急な商談にも対応可能に。ペーパーレス商談なら、常にプレゼンテーションのチャンスを逃しません。
※デジタル媒体：コンピュータプログラムやソフトウェア、デジタル画像、デジタル動画、ウェブページやサイト、データやデータベース、デジタル音声（MP3など）、電子書籍など

さらに、デジタルならではの動きのある情報でより効果的なプレゼンテーションが行える、資料共有が手軽にできるため商談に参加できなかった方へのアプローチが可能になるといったメリットもあります。

プロジェクターでペーパーレス商談をスマートに

大事な対面時間を最大限に活用するペーパーレス商談。その効果を最大化する手段の一つに挙げられるのが、プロジェクターの活用です。

●プロジェクターの活用でペーパーレス商談の効果を最大化

せっかく準備したデジタル媒体の提案書をノートPCの小さい画面で映すのはもったいない。そこで、提案したいのがプロジェクターの活用です。ただし、画面が暗いプロジェクターは明瞭性に欠けるため、数字や画像、動画などを大画面で見せることができず、その伝わる力は大きく低下してしまいます。プロジェクターはできるだけ明るいタイプのものを選びましょう。

●いつでも素早くプレゼンできる環境を整える

出先でのプレゼンテーションでは、相手を待たせないことが重要です。しかし、お客様の設備を利用する場合、初めて使うことから準備に思いのほか時間がかかってしまうことも。そこで、常に使い慣れたツールでプレゼンテーションができるよう、手軽に持ち運べるモバイルプロジェクターをおすすめします。また、モバイルプロジェクターを選ぶ際には、セッティングに長く時間をとられてお客様を待たせることがないよう、パソコンと手間なくスピーディーにつなげられるか、簡単に操作できるかという点に留意しましょう。

②商談に集中できる環境づくりへ　双方向コミュニケーションを心がける

商談時には、話し手から聞き手に対して質問を投げかけるなど、相手の積極的な参加を促すことができる双方向でのコミュニケーションを目指しましょう。聞き手の注意や関心を引くことで集中力を持続させることが可能になるため、プレゼンテーションの内容に対する理解がより一層深まります。

大画面の効果で出席者の意識を一点に集中させる

花王元会長の尾﨑元規氏は社長時代のインタビューで、会議における資料のペーパーレス化とプロジェクターの活用に対するメリットを下記のように語っています。

“花王は一風変わった会社で、会議でペーパーを配る習慣がない。会議はもっぱら、スライドをプロジェクターで映しながら進められる。これは、出席者の意識を一点に集中させるためだ。分厚い資料を配ると出席者が別々のページを読んでしまうため、意識が分散してしまう。参加者全員が意識を集中させて徹底的に議論をすれば、「よしやろう」「これは、ダメ」と、その場で結論を出すことができる。”
（出典：プレジデントオンライン「目が覚める提案書―花王社長 尾﨑元規」）

尾﨑氏の言葉は、商談時においても同様のことがいえます。ペーパーレスかつプロジェクターでの商談は、参加者全員の意識を話し手に集中させ、説明に対する理解度の向上に役立ちます。そして、そこで使われる提案書は、映し出された瞬間、参加者全員が内容を即理解できるよう、大画面で表示することが重要です。

③参加者の反応を確認しながら話す

ペーパーレス商談では、参加者全員が映されたスライドに注目して顔を上げているため、相手の表情や反応を確認しながら話ができます。そのため、プレゼンの提案内容、サービスや商品の価値などがどこまで相手に伝わっているかを把握しやすいというメリットがあります。

そこで、プレゼン相手が疑問のありそうな表情をしたら、すぐにヒアリング。その場で疑問に答えましょう。

相手の表情が硬かったり、反応が薄い時には、ヒアリング不足や事実誤認など、何かしらの問題や勘違いがあるはず。そんな時には一旦商談を仕切り直し、提案内容をあらためて見直すのが賢い選択といえます。相手の課題をより深掘りできる機会と捉えれば、自ずとピンチがチャンスになるはずです。

しかし、プロジェクターを使用するために部屋を暗くしてしまっては、参加者の顔を見ることができない上、集中力も低下するなど、せっかくのメリットを活かすことはできません。商談をスムーズに進めるためにも、プロジェクターはやはり明るいタイプを選択することがおすすめです。

まとめ

今回は、コロナ禍でますます貴重になっている対面商談の機会を成果につなげるための施策について紹介しました。

押さえたいポイントは以下になります。

●対面商談をより効率良く進めるには

・目的に応じて対面と非対面を上手に使い分ける
・訪問前の事前準備を万端に整える

●対面商談の効果を最大化する施策

・紙商談からペーパーレス商談へ転換。さらに、プロジェクターを活用し、ペーパーレス商談の効果を最大化する
・明るい大画面のプロジェクターの活用により、商談に集中できる環境づくりへ

以上を念頭に対面商談をバージョンアップ！コロナ禍にも負けない新たな営業スタイルの確立へ、ぜひともお役立てください。

次回コラムでは、withコロナ時代の非対面（オンライン）商談の現状についてご紹介します。

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